Ilość dokumentów, jaką posiadamy, gdy prowadzimy działalność jest ogromna. Mamy bardzo dużo faktur za poszczególne nasze realizacje oraz inne dokumenty związane z naszym typem działalności. Dlatego tak ważne jest używanie segregatorów, aby mieć w miarę uporządkowane papiery w swojej firmie. Jest ich spora ilość i bez odpowiedniej archiwizacji byłby problem z odnalezieniem potrzebnego dokumentu w miarę szybko. To spowodowałoby dużą stratę czasu tak cennego przy prowadzeniu własnego biznesu. Niestety musimy być przygotowani, że będziemy musieli wydać dane dokumenty w każdej chwili w razie kontroli.
Segregator kluczowy element w procesie archiwizacji
Przy każdym wystawionym dokumencie powinniśmy go mieć dobrze opisanego oraz musi on być włożony do dobrze opisanego segregatora. Są różne szkoły przechowywania dokumentów. Często w danych firmach piszę się na segregatorze dany numer, który zazwyczaj jest związany z obowiązującym miesiącem i tam są w nim gromadzone na przykład faktury za cały miesiąc. Wtedy łatwo można odnaleźć ilość pieniędzy zarobionych w danym miesiącu. Tworzenie takich zestawów danych będzie pomocny księgowym, ale też urzędnikom w czasie kontroli. Najgorsze to mieć bałagan w swoich papierach, co może świadczyć o złym prowadzeniu biznesu. Nie raz osoby dla których wykonujemy usługi mogą potrzebować jakiś dokumentów lub faktur, ponieważ u nich na przykład zaginęły. W takich przypadkach lepiej mieć dobrze poukładane dokumenty. Dlatego dobrze opisany segregator pozwoli na bardzo szybkie znalezienie potrzebnych informacji bez straty nie potrzebnie dużej ilości czasu.
Jak robić notatki do szkoły lub pracy?
Dobrym sposobem na naukę lub zapamiętanie ważnych informacji jest ich spisanie. Jednak, kiedy chcemy się przygotować do matury to musimy często mieć mnóstwo notatek. Wtedy powinniśmy zadbać o duży porządek naszych notatek, ponieważ w przeciwnym razie będziemy tracić dużo czasu na szukanie potrzebnych informacji. Lepiej się skupić na uczeniu się przez ten czas. W tym przypadku również dobrze wykorzystany dany segregator pozwoli na dobre uporządkowanie informacji oraz w konsekwencji łatwiej może nam się udać, przyswoić potrzebną wiedzę. W razie szybkiej powtórki można będzie szybko przejrzeć zapisane informacje w kolejności ustalonej przez nas. Jest to bardzo ważne, ponieważ wielu z nas zapamiętuje bardzo wszystkie informacje wzrokowo i nie raz potrafi wskazać, gdzie przeczytało tę informację i to może pomóc w przypomnieniu paru pojęć znajdujących się w okolicach danego zagadnienia.
